Von der Anfrage zur Buchung: Der vollständige Ablauf auf eisbuchen.de
Bevor das Gespräch beginnt: Was der Kunde bereits mitgebracht hat
Wenn eine neue Anfrage in deinem Dashboard erscheint, ist sie kein leeres Blatt. Der Gastgeber hat beim Anfragen bereits einiges angegeben: Veranstaltungsort, Datum, ungefähre Gästezahl — und auf Wunsch auch schon Extras wie Spezialitäten oder Soßen ausgewählt, die ihn interessieren.
Auf Basis dieser Angaben berechnet der eisbuchen.de-Konfigurator automatisch einen unverbindlichen Richtpreis: abhängig von Gästezahl, Kugelmenge pro Person und den gewählten Extras. Das ist keine Rechnung — es ist ein erster Orientierungswert, damit der Gastgeber grob weiß, womit er rechnen muss. Der tatsächliche Endpreis entsteht erst in eurer Abstimmung.
Der größte Fehler: Angebot ohne Absprache senden
Schicke niemals sofort ein Angebot raus, ohne vorher mit dem Kunden kommuniziert zu haben.
Die höchste Absprungrate auf eisbuchen.de entsteht, wenn Anbieter direkt nach Eingang der Anfrage ein Angebot senden, ohne vorab den Chat zu nutzen. Besonders fatal ist das, wenn das Angebot Preisanpassungen enthält (z. B. für Anfahrt oder Personal) und der Preis plötzlich höher ist als der erste Richtwert des Konfigurators. Ohne vorherige Erklärung im Chat fühlt sich der Kunde überrumpelt, versteht die Mehrkosten nicht und springt ab.
Schritt 1: Sofort im Chat melden
Ab dem Moment, in dem die Anfrage bei dir ankommt, liegt es an dir. Melde dich so schnell wie möglich im Chat — das ist der einzige Kommunikationskanal bis zur Buchungsbestätigung. Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Gastgebers sind zu diesem Zeitpunkt bewusst noch nicht sichtbar. Das schützt beide Seiten und sorgt dafür, dass alle Absprachen schriftlich festgehalten sind.
Warum Schnelligkeit hier entscheidend ist
Je früher du antwortest, desto frischer ist das Interesse des Gastgebers — und desto weniger Zeit hatte er, woanders zu schauen. Wer als Erster da ist und professionell auftritt, hat einen klaren Vorteil, bevor überhaupt über den Preis gesprochen wird.
Schritt 2: Im Chat klären, was der Richtpreis noch nicht abbildet
Der Konfigurator-Preis ist ein guter Startpunkt — aber er kennt nicht alle Details. Nutze den Chat, um die Lücken zu schließen und den Preis auf eine belastbare Basis zu stellen:
Was du im Chat abklären solltest
- ✅ Gästezahl bestätigen — hat sich seit der Anfrage etwas geändert?
- ✅ Gewünschte Extras konkretisieren — welche Spezialitäten und Soßen sollen wirklich dabei sein, und in welchem Umfang? Das beeinflusst den Preis direkt.
- ✅ Stellplatz und Zufahrt — Einfahrtsbreite, Untergrund, wie nah kann der Wagen ran?
- ✅ Stromversorgung — 230V vor Ort, Verlängerungskabel nötig, oder autark?
- ✅ Zeitplan — wann genau soll der Eiswagen aufgebaut sein, wie lange bleibt er?
- ✅ Besondere Wünsche — vegane oder laktosefreie Gäste, Kinderfavoriten, Eventthema
Gleichzeitig passiert im Chat noch etwas Wichtiges: Der Gastgeber merkt, dass du mitdenkst und dich für sein Event interessierst. Wer fragt und berät, schlägt jeden, der nur seinen Standardpreis hinschickt.
Schritt 3: Das saubere Angebot rausschicken
Sobald alle Details geklärt sind, bist du an der Reihe: Direkt aus deinem Dashboard schickst du dem Gastgeber ein verbindliches Angebot — mit allen besprochenen Details, dem finalen Preis und dem genauen Zeitplan. Statt einer generischen Zahl steht da sinngemäß: „Wie besprochen: 80 Gäste, Spaghettieis und Schokosoße inklusive, Aufbau ab 14 Uhr, Stellplatz mit 230V — Gesamtpreis 420 €."
Der Gastgeber erhält das Angebot per E-Mail und kann es mit einem einzigen Klick bestätigen. In diesem Moment springt die Anfrage auf „Buchung bestätigt".
Flexibel bleiben: Anpassungen nach dem Angebot
Sollte der Gastgeber nach Erhalt des Angebots doch noch Änderungswünsche haben (z. B. zusätzliche Sorten oder eine andere Uhrzeit), kann er im Chat auf „Anpassung anfragen“ klicken. Du wirst sofort benachrichtigt, kannst das Angebot in deinem Dashboard anpassen und ein aktualisiertes Angebot senden. Ihr könnt diesen Prozess so oft wiederholen, bis das Angebot perfekt passt.
Schritt 4: Kontaktdaten werden freigeschaltet
Sobald die Buchung bestätigt ist, werden für euch beide die Kontaktdaten sichtbar — Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Jetzt könnt ihr, wenn nötig, kurz vor dem Event nochmal telefonisch nachhaken: ob die Anfahrt klappt, ob sich an der Gästezahl noch etwas geändert hat, ob der Stellplatz so ist wie besprochen. Natürlich könnt ihr auch weiterhin über den Chat auf eisbuchen.de kommunizieren — alles bleibt dokumentiert.
Schritt 5: Nach dem Event — die Bewertung kommt automatisch
Wenn der Veranstaltungstag verstrichen ist, verschickt eisbuchen.de automatisch eine Bewertungs-E-Mail an den Gastgeber. Er wird gebeten, seine Erfahrung zu teilen: wie die Abwicklung war, wie das Event lief, ob er den Anbieter weiterempfehlen würde. Du musst dafür nichts tun — die Plattform übernimmt das.
Ehrliche Bewertungen echter Gastgeber sind das stärkste Aushängeschild für neue Anfragen. Wer einen reibungslosen Ablauf — von der ersten Chat-Nachricht bis zum letzten Eisbecher — bietet, wird das in seinen Bewertungen sehen.
Der vollständige Ablauf auf einen Blick
Kunde sendet Anfrage
Ort, Datum, Gästezahl und optionale Extras sind bereits angegeben. Der Konfigurator hat einen unverbindlichen Richtpreis berechnet.
Du meldest dich sofort im Chat
Erster Kontakt, Begrüßung, erste Fragen. Kontaktdaten noch nicht sichtbar — Chat ist der einzige Kanal.
Klärung im Chat
Extras, Stellplatz, Strom, Zeitplan, Sonderwünsche — alles was den Endpreis bestimmt, wird hier besprochen.
Verbindliches Angebot senden
Du schickst das Angebot direkt aus dem Dashboard — mit allen besprochenen Details und dem finalen Preis. Kunde bestätigt per Klick.
Buchung bestätigt — Kontaktdaten sichtbar
Telefonnummer und E-Mail werden für beide Seiten freigeschaltet. Kurzes Telefonat vor dem Event möglich, um alles final abzustimmen.
Event & Rechnungsstellung
Das Event findet statt. Nach der erfolgreichen Durchführung erstellst und sendest du deine Rechnung direkt an den Kunden (Abrechnung erfolgt außerhalb der Plattform).
Nach dem Event: automatische Bewertungsanfrage
eisbuchen.de sendet automatisch eine E-Mail an den Kunden und bittet um eine Bewertung. Kein Aufwand für dich.
Fazit: Du führst den Prozess
Die Plattform bringt dir die Anfrage — ab da bist du verantwortlich, sie zur Buchung zu führen. Chat zuerst, Angebot danach. Wer diesen Ablauf verinnerlicht, schließt mehr Aufträge ab, hat weniger Missverständnisse auf dem Event und bekommt am Ende bessere Bewertungen.
Bewertungen kommen automatisch — dein Job ist der Ablauf
Nach jedem abgeschlossenen Event verschickt eisbuchen.de automatisch eine Bewertungsanfrage an den Gastgeber. Du musst nichts tun — außer von Anfang bis Ende professionell zu arbeiten. Gute Bewertungen ziehen neue Anfragen an, fast von alleine.